组织筹备一次庆典，如同进行生产和销售一样，先要对它作出一个总体的计划。商务人员如果受命完成这一任务，需要记住两大要点：其一，要体现出庆典的特色。其二，要安排好庆典的具体内容。
庆典所具有的热烈、欢快、隆重的特色，应当在其具体内容的安排上，得到的体现。庆典活动准备可分为两大块：庆典场地布置和庆典文艺演出。分为如下几类奠基仪式，开工仪式，投产仪式，落成仪式，开业仪式，开幕式，签约仪式，启动仪式，乔迁仪式，揭牌仪式等。
现场迎宾工作：礼仪小姐直接面向群众来宾，在活动现场当天礼仪小姐的的主要工作是为了迎接现场的来宾的工作，让每一个接口都有礼仪小姐引导，让整个活动更加井然有序。
，仪容要整洁。参加仪式的人员，应作适当修饰。男士应理发剃须，女士可适当化妆。
第二，着装要规范。一般不宜任其自然随意着装。
第三，准备要充分。请柬要及时发放，席位安排要符合礼仪规范，迎宾车辆要清洁检测好。保证运行，迎宾人员要提前教育和培训。